له غونډې نه ۳۰ دقیقې (پنځمه برخه)
دریمه څپرکۍ
کوم فرصتونه(موکې) د غونډې په اجنډا کې شته؟
[۲۰ دقیقې دغونډې پېل ته]
کلیدي پوښتنې
• آیا د غونډې اجنډا لرئ؟• آیا دغونډې اجنډا مو لیکل شوې ده؟• غونډه رهنمایی کوئ اوکه د سرلیکونو یولست دی؟• آیا دغونډې اجنډا کې مواکثره موارد ځای په ځای شوي دي؟ ورته اړتیالري؟• آیا دغونډې د کاري ساعت برنامه په کلي ډول او هم دهغه د هرې برخې لپاره څرګنده ده؟• آیا هوډ لرئ دغونډې په منځ کی یو ځنډ ورکړی؟ دغه کار ضروري دی؟

دغونډې کنترولوونکي، په رښتیا سره هغه څوک دی چې دغونډې اجنډا کنترولوي. که دغونډې اجنډا په ګډه توګه نده جوړه، امکان لري غونډه د جبر او زور لاندې راشي او پاېله یې ګډوډ، موخې ته نه رسېدل او ماتې وي.
یوه لیکل شوې اجنډا ټولو ته اجازه ورکوي چې په هغه څه چې ټاکل شوې ده چې دغونډې وړاندې، دغونډې په ځنډ او دغونډې وروستو سرته ورسي، ځیرنه وکړي. اجنډا د یوۍ نقشې په ډول کارکوي چې له وګړو سره مرسته کوي ترڅو د غونډې له پرمختګ څخه عینی کنترول او د هغې د کامیابې میزان تیارکړي.
تاسو د غونډې د اجنډا د تنظیم مسؤل یاست. ددې نه غېر تاسو یاست چې غونډه جوړوئ. که د وړاندې نه لیکل شوې اجنډا لرئ، کولای شئ هغه ته په یو ډول پراختیا ورکړئ. که نلرئ، دهغی د لیکلو لپاره نا وخته نده. یوه پاڼه د هغو موضوعاتو په ګډون چې غواړئ د هغوي سره مخامخ شئ، یا دفلپ چارت پرمخ یو لست د هیڅ نه غوره ده. که کولای شئ، دغونډې اجرائیی مسؤل په قضیه کې ګډ کړئ.
دغونډې له اجنډا ځني ډېره ګټه اخستنه
اجنډا(Agenda) یوه لاتینه کلمه ده چې د سرته رسېدونکو کارونو«هغه کارونه چې باید سرته ورسي» په مانا ده، په همدې اساس د غونډې د اجنډا هره برخه یوه دنده ده. د غونډې د اجنډا هره برخه باید لاندی مواردو ته اشاره وکړي:
• دنده څه ده؟
• څنګه یې له پېټې ووځو؟
• د هرې برخې په پای کې به ډله کوم کار سرته رسوي؟
• څنګه پوهیږو چې خپلو موخو او مقاصدو ته رسیدلي یو؟(د خوښۍ وضعېت ته رسېدل).
پدی اساس د غونډې اجنډا هره برخه باید د یوې دندې حاوي وي چې ددې ښودونکۍ ده چې ډله به کومه دنده سرته رسوي؟
د غونډې د اجنډا ګټه: چک لیست
ترټولو رسمي اجنډاوې دلاندنیو مواردو درلودونکي دي. په ترتیب:
• د غونډې سرلیک(عنوان)
• د غونډې وخت، نېټه او ځای
• د ځینو وګړو د نه ګډون په خاطر د بخښنې غوښتل
• پخوانۍ اجنډا
• په پخواني غونډه کې پېښ شوي موضوعات
• د ویینې(بحث) لاندی او پرېکړه شوي اکثره مطالب
• برني مواردو پوری اړوند وړاندیزونه
• د فرعي کمیسونونو ګذارشونه
• د ویاندو مېلمنو له خوا مرسته
• سایر موارد
• د راتلونکي غونډې نېټه، وخت اوځای
اړین ندی چې دغونډې اجنډا ډېر جامع وي. ګټور موارد لکه د یو مسؤل ټاکل او دیو ټاکلي وخت اړتیا د غونډې داجنډا د هرې برخې لپاره په نظر کې ونیسئ.
د غونډې د اجنډا جوړښت
په هغه وخت کې چې د غونډې داجنډا لپاره ځني موارد برابروئ، د لاندنیو ټکو په لټه کې ووسئ:
• منطقي ترتیب
• ګډه اړيکه: چې تړلي برخې سره وساتي.
• عادي اداري کارونه: په پېل کې یې وټاکئ.
• ځانګړي عوامل(دبېلګې په توګه هغه کسان چې یواځې د غونډې په یوې برخې کې سره نښلي).
• ستونزې یا شخړې رامنځ ته کوونکي برخې.
په ځانګړي ډول د سمدستي ( فوري ) او مهمو برخو ترمنځ توپیر او امتیاز وټاکئ. فوري یاسمدستي موضوعګانې چې ډېر لږ کارته اړتیالري، د غونډې په پېل کې یې ځای پر ځای کړئ. اړین موضوعات چې ډېر زیات توجو ته اړتیا لري او او ډېر وخت نیسي، غوره وضعېت دادی چې د غونډې په منځ کې ځای ونیسي، کله چې د ډلې ذهني او جمسي هوښیارتیا په اوج کې دی. ترټولو اسانې برخې- شاید د علاقی وړ موضوعات او یا د مېلمنو خبرې- د غونډې په پای کې ځای پرځای کړئ.
همدارنګه باید د غونډې د اجنډا بڼه ستاسو د نظر وړ فکري جریان انعکاس کړي. د ځان لپاره، دهرې برخې موخه څرګنده کړئ. کولای شئ هغه د
(څرنګه په....) په قالب کې واچوئ او وروستو له ځانه وپوښتئ چې څرنګه غونډه کولای شي موخې ته دلاس رسي لپاره په ښه کېدونکي بڼه فکر وکړي؟
په پنځمه څپرکۍ کې د غونډې د فکري کنترول په خاطرډېر مطالب شتون لري. د یوی لحظې لپاره ښه ده چې په یاد راولو چې احتمالا د ډلې فکري دنده دلاندنیو څلورو مرحلو څخه تیریږي:
• شواهد: هغه څه چې د موضوع په اړه پوهیږو
• تبصره: د شواهدو په اړه فکرونه، نظریې او بېلابېل وړاندیزونه
• موکه(فرصت): د تبصرو پر بنسټ ممکنې برنامې
• کړنه(عملکرد): کوم یو له موکو څني د څېړنو لپاره ټاکو؟
پام وکړئ چې پردغومرحلو باندې په خپل اجنډاکې ټینګار وکړئ. ډېری غونډې، د فکر کولو په وخت کې او د بحراني او سختو مرحلو له لوړوالي څخه د بري لپاره په ډېرې چټکۍ سره ټوپ کوي. که خپل قدمونه په اجنډا کې څرګند کړئ، دغه کار له تاسو سره مرسته کوي چې د ډلې فکر په اغېزناکه توګه کنترول کړئ.
د غونډې د اجنډا تیارول
• غېر ضروري برخې له منځه یوسئ.
• هرې برخې ته فرعي سرلیک ورکړئ.
• غوره دی چې هر سرلیک لږ تر لږه د یو کار حاوي وي: یعنې ډله به کوم کار سرته رسوي؟
• دهرې برخې لپاره وخت وټاکئ.
• د هرې برخې لپاره څرګند ویاند وټاکئ.
• د آسانتیا لپاره، د وړاندیزونو رجوع د یوې بیلې پاڼې پرمخ ولیکئ.
له «ډیور مواردو» څخه تېر شئ. که مطلب د ویینې(بحث) لپاره ارزښتمند وي، غوره ده چې د غونډې په اجنډا کې برخې برخې وليکل شي. اکثره وختونه خلک د «ډیرو مواردو» ځني د پټو او یا د ځانګړو غونډو د اجنډا د مخته وړلو، پخواني تصفیه حسابونو، د پخواني مو خو او کینو بیا ژوندي کولو او د اوږدو او د بې تړاوه شکایتونو د مطرح کولو لپاره ګټه اخلي.
که کولای شئ، دغه برخه د غونډې د اجنډا څخه و باسئ. په یاد ولرئ چې غونډه مو باید د یو مثبت او څرګند یادښت سره چې د هغه څه لنډیز دی چې لاس ته مو راوړیده، او د راتلونکي قدم لپاره وړاندیز شوی دی- پای ته ورسي.
څرنګه د« ډېرو مواردو » نه ځان وساتو؟
• دغونډې داجنډا مسوده (پاڼه) ووېشئ
• له خلکو نه د مرستې غوښتنه وکړئ.
• له ګډونوالو ځني وغواړئ چې هره نوې موضوع د غونډې په پېل کې وړاندې کړي.
• پرېکړه وکړئ چې آیا اضافي برخې د فوریت په لری کولو نه د اهمیت په لری کولو ضمیمه کوئ، او که نه. څرګنده کړئ چې د هر نوي مورد ځای په ځای کول د مدیر د تشخیص او بصیرت پورې اړه لري.
• د غونډې اجنډا اصلاح کړئ. پام وکړئ چې نوي برخې دغونډې په پېل کې ځای په ځای کړئ نه په پای کې.
• د نوو برخو لپاره وخت وټاکئ او د اکثرو برخو وخت د بیاکتنې او اصلاح لاندې ونیسئ.
• د غونډې ټول وخت، چې د اوله مو ټاکلې وه، وساتئ. د غونډې اوږدول د اغېزمنتیا پر ضد دی.
پر وخت باندې څار(نظارت)
که د ځينو مدیرانو غونډه څو ساعته اوږد شي، دا کار د ځان د غرور او ستاېنی منبع ګڼي. اما بریالۍ غونډه د وګړو د ګډون د میزان سره تړاو لري، نه د غونډې د وخت د اوږدوالي پورې. دغونډې د پای لپاره یو څرګند وخت وټاکئ. هغه د غونډې په اجنډا کې څرګند کړئ او هغې ته وفادار پاتې شئ.هیڅ یوه غونډه او یا د هغې یوه برخه باید د ۹۰ دقیقو نه زیاته نه وي. که لازمه وي چې د غونډې وخت ددی نه زیات شي، د آرام اومناسب ښه راغلاست وخت په خپله برنامه کې ځای پرځای کړئ.
د غونډې د اجنډا مختلفې برخې د شته وخت سره تطبیق کړئ. که ومو موندل چې کولای شئ څودقیقې د یوې اړینی برخې لپاره بېله کړئ، دغونډې اجنډا مو له حده زیاته ډکه کړیده. پدغسې شرایطو کې، دهرې برخې لپاره بېل بېل وخت ټاکل ګټور وي. په ډېرو هغو لارو فکر وکړئ چې کولای شي د وخت د اتلاف یا یوځای والي نه مخنیوی وکړي. دبېلګې په توګه: ښایي امکان ولري چې غونډه د نورو سره په تړاو، نظم او ترتیب کړئ.
غونډه نوره هم لنډه کړئ
• د غونډې دپای وخت څرګند کړئ. ددې کار نه کول یوه بی نزاکتي ده.
• دغونډې په اجنډا کې موجودې برخې د مجاز او تصویب شوي وخت پر بنسټ محدود کړئ.
• دهرې برخې لپاره کس وټاکئ تر څو د هرې پرېکړې مسؤلېت په غاړه واخلي. حتی کولای شئ د غونډې په اجنډا کې یاد شوی وخت د هغه وخت سره چې د هغې د انجام لپاره هغه کس لږوي، مقایسه کړئ او وګورئ چې څوک ترټولو لږ او څوک تر ټولو ډېر وخت لږوي.
• د غونډې داجنډا د هرې برخې لپاره محدود وخت وټاکئ.
• د آرام لپاره وخت وټاکئ.
• د ناحلو موضوعاتو لپاره د کړنلارو(دستورالعمل) په لټه کې شئ.
• خپله موخه په وخت سره پای ته ورسوئ.
دغونډې دوخت ټاکل په چټکۍ سره د هغې په بري باندې اغېزه لري. ډېری غونډې خپل وخت ته نظم او ترتیب ورکوي. نن باید غونډه جوړه شي او د کنفرانس تالار دوه ساعته وروستو د غرمې نه. او همدومره وخت لرو. د ټولنې د اجبار او فشار نه ژغورېدونکي شرایطو کې، خپل اخري کوښښ وکړئ ترڅو دغه مسایل د خپل نفوظ لاندی راولئ. څیړونکي پدې عقیده دي چې د فکرکولو وخت د سهر پای دی. دغونډې جوړول د ورځې په پای کې شونی ده چې غونډه لنډه کړي ولی له شک پرته غونډه غوره او ګټوره کولای نشي.
کوښښ وکړئ چې غونډه د خوړو له خوړلونه بېله کړئ او په پېل کې غونډه جوړه کړئ. د سهر ډوډۍ د په وخت خلاصېدو قوي انګېزه ده او وګړي د سهر د ډوډۍ د خوړلو نه مخکې ډېر هوښیار وي له وروسته د ډوډۍ نه. که اړ یئ چې باید د خوړو برنامه په خپله اجنډا کې ځای په ځای کړئ، لاندی وړاند وینې او احتیاط په نظر کې ونیسئ.
• د خپل خصوصي اجنډا په اړه پرېکړه وکړئ.غواړئ غونډه جوړه کړئ که خوراک وکړئ؟
• که غونډه یوه مهمه ناسته ده، باید د خوراک لپاره زیات تیاری ونه نیسئ.
• له الکولي نوشابو څخه ځان وساتئ.

ادامه لري

لیکوال : آلن بارکرAlan Barker:
ژباړن: شيرین آغا جهانګیر
۲۰۰۹-۰۸-۱۰
هرات